Zanim rozpocznie się opisywanie planowanego przedsięwzięcia, w celu otrzymania dotacji unijnej, trzeba sprawdzić w ramach jakiego programu i działania można zrealizować daną inwestycję.
Jeżeli ktoś będzie miał z tym problem zawsze może skorzystać z doradztwa w sprawie wniosków unijnych. Istnieje wiele firm, które się tym zajmują. Mogą one również wskazać gdzie szukać wytycznych do wybranego działania. Dokładne ich przestudiowanie jest bardzo ważne, ponieważ tylko wnioskodawca i projekt które spełnią wszystkie podane w wytycznych kryteria mają szanse na dotację unijną. Oczywiście dla każdego działania podane są inne terminy składania wniosków o dofinansowanie. Jeżeli ostateczna data, kiedy można złożyć dokumenty jest zbyt bliska warto zastanowić się czy nie lepiej poczekać na kolejny termin zamiast pisać wniosku w pośpiechu. Trzeba uwzględnić też konieczność skompletowania wszystkich wymaganych załączników.
Wzory wniosku i biznes planu można znaleźć w Internecie na stronach dotyczących danego programu unijnego. Będą tam również instrukcje do ich wypełniania. Jakiekolwiek błędy formalne będą podstawą do odrzucenia wniosku lub wezwania do jego poprawek. Sam sposób napisania wniosku jest bardzo istotny. Trzeba ciekawie i konkretnie opisać projekt, podkreślając przy tym szczególnie wysoko oceniane cele przedsięwzięcia. Jednak wszystkie założenia muszą być realne i zgodne z prawdą. Dotyczy to samej inwestycji, planowanego sposobu inwestowania oraz spodziewanych rezultatów wdrożenia projektu. Zawsze warto skorzystać też z przykładów wniosków które zostały pozytywnie ocenione, jeśli oczywiście ma się do nich dostęp. Po przygotowaniu wniosku i załączników należy podpisać dokumentację oraz sprawdzić jeszcze raz jej kompletność i zgodność z wytycznymi.